Сервис Безбумажный офис F.Doc интегрировался c комплексным программным решением для автобизнеса 5S AUTO. Теперь благодаря проведенной интеграции автосервисы имеют возможность непосредственно из интерфейса программы оформлять электронные документы с клиентами — физическими лицами.
Автосервисы и автомагазины могут получить доступ к опции электронного подписания документов после подключения сервиса F.Doc и донастройки интеграции в соответствующем разделе CRM-системы. Пользователям 5S AUTO доступно оформление следующих документов в электронном виде с клиентами: заказ-наряд, реализация товаров, заказ покупателя и заявка на ремонт.
Безбумажный офис F.Doc использует для подписания документов простую электронную подпись (ПЭП), которая имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны организации и клиентам.
Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, компании необходимо подписать с ним соглашение об ЭДО, а также получить от него согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения об ЭДО обеспечивает законное подписание документов в электронном виде.
Как можно подписывать электронные документы с клиентами-физлицами в 5S AUTO?
Алгоритм электронного подписания реализован следующим образом.
Сотрудник автосервиса/автомагазина выбирает из реестра необходимый документ, выделяет его кликом мыши и нажимает кнопку «Печать» для открытия печатной формы.
После чего на верхней панели печатной формы нажимает кнопку «Отправить в ЭДО → Отправить в F.Doc».
В открывшемся окне записи документов сотрудник проверяет все параметры и при необходимости заполняет или изменяет их. После этого сотруднику необходимо нажать кнопку «Отправить в F.Doc».
Необходимый документ открывается в браузере на сайте F.Doc. На открывшейся веб-странице F.Doc сотрудник проверяет правильность заполнения документа и номер телефона клиента, после чего переходит к этапу подписания электронного документа.
Безбумажный офис F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на электронный документ. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.
Сотрудник организации имеет возможность отслеживать статус электронного подписания непосредственно в 5S AUTO. При подписании клиентом документа в программе всплывает уведомление.
Подписывать документы от лица компании в 5S AUTO может любой сотрудник, имеющий учетную запись в F.Doc и обладающий соответствующими должностными полномочиями. Автосервисы имеют возможность подключить любое количество сотрудников.
Интеграция сервиса F.Doc с 5S AUTO позволяет автобизнесу:
— подписывать электронные документы с клиентами-физлицами как в офисе компании, так и удаленно;
— ускорять процесс оформления и подписания документов с клиентами; как следствие, ускорять процесс их обслуживания, что способствует повышению лояльности;
— снижать затраты на печать, логистику и хранение документов;
— минимизировать риски потери документов.
