Электронный документооборот в медицине: требования, этапы внедрения, программы для ЭДО

Преимущества электронного документооборота

4 года назад вступил в силу Приказ Министерства здравоохранения N 947н. Его назначение – регламентировать электронный документооборот в медицине. 

Здравоохранение стало одной из первых отраслей, в которых ЭДО получил широкое распространение. Объясняется это теми преимуществами, которые оно дает:

• Электронный документооборот в медицинской организации позволяет оптимизировать работу клиник любого уровня.
• За счет ввода ЭДО уменьшается нагрузка на врачей, потому что снижается объем рутинной работы (заполнение стандартных форм и т. п.).
• Упрощается взаимодействие специалистов, работающих в разных медицинских структурах.
• Появилась возможность организовывать онлайн-консилиумы, получать «второе мнение», прибегать к помощи смежных специалистов в случаях сложной истории болезни.
• Переход на ЭДО позволил создавать электронные карты пациентов. При наличии доступа больной может ознакомиться с назначениями. Меньше вероятность потерять результаты анализов, обследований и другую документацию.
• Намного проще отчитываться перед надзорными органами, когда передача информации происходит онлайн.
• Сокращаются расходы медицинских учреждений на организацию архивов и их содержание.
• Электронный документооборот избавляет от привычных проблем: проще записаться на прием, получить направление на анализы или к специалисту, выдать результаты диагностики. Растет лояльность пациентов, повышается качество оказания медицинской помощи.

Требования к организации ЭДО

Как было сказано выше, регламентирует процессы Приказ об электронном документообороте в медицинском учреждении. Вот некоторые тезисы из него, которые позволяют понять, что требуется от клиники, использующей ЭДО.

• Медицинская организация самостоятельно принимает решение о том, переходит ли она на электронный документооборот полностью или частично.
• Как именно будет организован этот процесс, описывается в акте, который составляет и подписывает руководитель клиники.
• У пациента есть право получать документацию в любой форме, в том числе и на бумажном носителе. Даже если медицинская организация полностью перешла на ЭДО, она обязана реализовать запрос клиента.
• Если пациенту предоставляется медицинская информация на бумажном носителе, в ней не должно быть дополнений, исправлений, назначений и прочего, написанных от руки.
• На портале Министерства здравоохранения России есть рекомендованный формат медицинских документов: его можно изучить до перехода и придерживаться.
• Электронная подпись в ЭДО должна быть усиленной, когда речь идет о подписании документов между организациями.
• Отдельные категории документации подписываются исключительно УКЭП руководителя медицинской организации.
• Все документы в системе ЭДО должны регистрироваться в ЕГИСЗ.
• Доступ к документации регламентирован: руководитель назначает ответственных за ведение баз, передачу информации, обладающих правом подписи.
• Есть рекомендованный формат документов, допускающий незначительные отклонения. Однако в том, что предоставляется на руки пациенту, обязательно должны содержаться следующие сведения:

1. Наименование и адрес медицинской организации.
2. Персональные данные пациента.
3. Текст (это может быть протокол приема, результаты диагностики и т. д.).
4. ФИО и должность ответственного за формирование документа.
5. Дата создания.
6. УКЭП ответственного лица.

Поговорим подробнее о том, как организовать систему электронного документооборота (СЭД) в медицине. Это не происходит в одночасье: необходимо провести аналитику процессов и выработать стратегию перехода, чтобы не упустить ничего важного.

Внедрение электронного документооборота

Все начинается с принятия стратегически важного решения: будет ли клиника полностью переходить на ЭДО или частично? Затем определяется приоритетный список документов, который будет переведен в электронный формат в первую очередь.

Следующий шаг – определение форм документов. Есть несколько сотен рекомендованных, их можно использовать как готовый шаблон. И есть формы, которые специалисты могут заполнять произвольно либо с отклонениями от предлагаемого формата. 

Этот шаг не может быть одинаковым для всех существующих в России медучреждений. Организация электронного документооборота в здравоохранении учитывает то, насколько разные медицинские структуры существуют и оказывают услуги населению. Поэтому вариативность форм очень широка. И задача руководителя состоит в том, чтобы выбрать именно те, которые необходимы вверенной ему организации и соответствуют представленному в ней пакету услуг.

Далее составляется реестр МИС, используемых в клинике. После того как в этом вопросе появилась определенность, необходимо настроить связь с ЕГИЗС и РЭМД (реестром электронных медицинских документов).

Параллельно с этим процессом медперсонал необходимо обеспечить личными электронными подписями в ЭДО. Напомним, что врачам требуются усиленные квалифицированные ЭП, а значит, потребуются сертификаты и оборудование для хранения ключей.

Очередной шаг – это определение уровня допуска к той или иной документации. Руководитель составляет список лиц, обладающих правом подписывать документы от лица клиники, обозначает их функционал и ответственность.

После этого нужно сформировать приказ о ведении ЭДО в организации. В нем должны быть перечислены документы, которые будет переведены в безбумажный формат, и ответственные лица.

Заключительный этап — ознакомление сотрудников с правилами подписания электронных документов и предоставление их проверяющим органам.

Переход на ЭДО предполагает установку в клинике медицинской информационной системы (МИС). Рассмотрим этот пункт подробнее.

Популярные программы

Мы подробно рассказывали о том, что такое МИС, какие виды информационных систем бывают. Здесь мы перечислим основные направления, в которых они задействованы.

Передача данных из МИС в ЕГИСЗ

Функционал позволяет оперативно передавать информацию в такие подсистемы, как Федеральный реестр электронных меддокументов (РЭМД) и Интегрированная электронная медицинская карта (ИЭМК). Это дает возможность пациенту увидеть свои данные через Госуслуги, то есть, упрощает получение информации о приеме, назначениях, результатах анализов и прочем.

Если клиника передает сведения в РЭМД, другой специалист может ознакомиться с ними с согласия пациента. Это обеспечивает принцип преемственности оказания медицинской помощи и повышает ее качество.

ИЭМК дает полное представление об истории болезни человека, о тех мероприятиях, которые проводились в рамках диагностики и лечения.

Онлайн-сервисы для подписания документов

При наличии такого функционала администратору клиники не нужно распечатывать документы – они пересылаются пациенту на мобильное устройство, где он знакомится с ними и ставит свою электронную подпись.

Примером такого сервиса является Безбумажный офис F.Doc.

ПО для обмена данными со смежными организациями

Клиника сотрудничает со многими структурами, не включенными в систему здравоохранения непосредственно. В их число входят:

• страховые компании;
• социальные службы;
• лаборатории;
• благотворительные формы и НКО;
• транспортные и логистические компании и многие другие.

В МИС могут быть заложены интеграции с такими организациями или предусмотрены коннекторы для соединения информационной системы медицинского учреждения и смежного.

Независимо от того, какая именно функция задействована, ведение электронного документооборота будет происходить по следующим этапам:

• создание;
• подписание;
• передача;
• хранение документа.

Остановимся подробнее на втором этапе. Как именно происходит подписание электронных документов в медицине? Какие требования предъявляются к подписи пациента и врача?

Электронная цифровая подпись в ЭДО

Если обратиться к основам электронного документооборота, то главными функциями ЭЦП будут считаться обеспечение юридической значимости и подлинности документа. Но назначение подписи значительно шире.

Электронная цифровая подпись является реквизитом документа. Она подтверждает:

• личность подписанта;
• целостность документа;
• невозможность отказа от авторства.

Поскольку медицинская документация может быть использована не только по прямому назначению, но и, к примеру, в судебной практике, роль ЭЦП особенно велика. С ее помощью визируют такие документы, как:

• электронные рецепты;
• листы нетрудоспособности;
• медицинские заключения;
• информированные добровольные согласия;
• направления, протоколы, выписки и прочее.

Требования к ЭЦП врача

Врач должен иметь усиленную квалифицированную ЭЦП (КЭП).

Сертификат подписи должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром.

ЭЦП привязана к ФИО, должности, СНИЛС и ИНН врача.

Используется для:

• подписания электронных медицинских записей, протоколов;
• листов нетрудоспособности;
• направлений, рецептов (в том числе в ЕМИАС и ЕГИСЗ).

Требования к ЭЦП пациента

Посетитель медицинского учреждения может использовать:

• ПЭП — например, при подтверждении записи, подписания договора, акта.
• ПЭП ЕСИА (с авторизацией пациента через Госуслуги) — для информированного добровольного согласия.
• КЭП — для подписания согласия на вмешательство в телемедицине.

Требования к подписи пациента зависят от формы взаимодействия (очно, удаленно), вида документа, законодательства.

Если медицинская организация использует возможности F.Doc для подписания документов онлайн, пациенту достаточно простой электронной подписи или ПЭП ЕСИА (ЕСИА — единая система идентификации и аутентификации.

Система автоматизации документооборота сформирует пакет на подпись, отправит клиенту организации для ознакомления на мобильное устройство, и он сможет подписать все, что требуется, онлайн в удобном для него месте и в подходящее для этого время.

Переход на электронный документооборот в медицине — это очень важный масштабный проект, который затрагивает абсолютно каждого человека в стране. С помощью ЭДО решаются такие глобальные задачи, как: